Witte kassa voor horeca en kmo’s in België

De witte kassa, ook wel wittekassa of geregistreerde kassa genoemd, is een digitaal kassasysteem voor horecazaken en ondernemingen die maaltijden serveren. Het systeem registreert automatisch elke verkoop en is bedoeld om fraude te bestrijden en de administratie te vereenvoudigen. Onderstaand artikel legt uit wanneer de witte kassa verplicht is, wat de prijs is, hoe de regelgeving verandert en bevat een eenvoudig voorbeeld zodat je weet wat er op jou van toepassing is.

Naar alle kassasystemen >

Wat is een witte kassa?

Een witte kassa is een geregistreerd kassasysteem (gks) met een fiscale datamodule (fdm) en certificaat van de overheid. Met deze kassa worden alle transacties digitaal opgeslagen en ondertekend zodat de fiscus een betrouwbare audit heeft. Het systeem bestaat uit software, hardware en een zwarte doos (fdm). Combineer dit met een modern touchscreen kassasysteem en ervaar hoe snelheid, gebruiksgemak en fiscale zekerheid perfect samengaan in je horecazaak.

Sinds 1 juli 2016 is een witte kassa verplicht voor elke Belgische onderneming die jaarlijks meer dan 25.000 euro omzet (exclusief btw) uit ter plaatse geconsumeerde maaltijden haalt. De omgeving waarin je de maaltijd aanbiedt (restaurant, brasserie, meubelwinkel met cafetaria, broodjeszaak, foodtruck …) maakt niet uit. Het gaat dus niet enkel om restaurants; ook andere zaken met een cafetaria vallen onder deze regeling.

Uitzonderingen

Niet elke onderneming die met voeding te maken heeft, moet een witte kassa gebruiken. Dranken tellen niet mee bij de relevante omzet: cafés of foodtrucks die alleen drank serveren, vallen buiten de verplichting.

Voorverpakte producten zoals voorverpakte broodjes of maaltijden gelden evenmin, tenzij je ze ter plekke opwarmt en consumeert. Meeneemmaaltijden (afhaalmaaltijden die niet ter plaatse worden opgegeten) tellen ook niet mee. Hotels waarbij de maaltijden in de kamerprijs zitten en niet apart worden aangerekend, zijn eveneens vrijgesteld.

Witte kassa verplicht: wie en wanneer?

Volgens Vlaanderen.be is de witte kassa verplicht voor iedere Belgische exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en voor elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht, zodra meer dan 25.000 euro van de jaaromzet uit maaltijden (exclusief drank en btw) komt. Traiteurs en mobiele foodtrucks die ter plaatse maaltijden serveren en de beleving aangenamer maken, moeten dus ook een gks gebruiken wanneer zij deze drempel overschrijden.

Met het nieuwe federale regeerakkoord (februari 2025) zal de witte kassa verplicht worden in de volledige horecasector en wordt de regeling mogelijk uitgebreid naar andere fraudegevoelige sectoren. De drempel van 25.000 euro blijft bestaan, maar de berekeningsmethode zal worden aangepast. Dit betekent dat zelfs ondernemingen met kleinschalige activiteiten buiten de horecasector zich moeten voorbereiden op de komst van de witte kassa.

Evolutie naar gks 2.0

De federale overheid werkt aan een modernisering van het systeem. Gks 2.0 zal digitale btw‑tickets mogelijk maken en de detailgegevens van transacties via de nieuwe fdm online naar de cloud van de federale overheidsdienst (fod) financiën sturen.

Volgens de oorspronkelijke planning moesten nieuwe horecazaken vanaf 1 juli 2025 onmiddellijk gks 2.0 gebruiken en moesten bestaande gebruikers stapsgewijs overschakelen: systemen geregistreerd vóór 1 januari 2018 tegen 1 juli 2026, systemen uit 2018‑2021 tegen 1 juli 2027 en latere installaties tegen 1 januari 2028.

Door een gebrek aan gecertificeerde kassa’s en fiscale datamodules heeft de overheid in juni 2025 echter een tolerantieperiode aangekondigd. Horecazaken die tussen 1 juli en 31 december 2025 een kassasysteem nodig hebben, mogen kiezen: ze kunnen zich registreren voor gks 2.0 en wachten op de levering, of ze mogen nog een gks 1.0 installeren om aan de fiscale verplichtingen te voldoen. De verplichte installatie van gks 2.0 voor nieuwe horecazaken is uitgesteld tot 1 januari 2026. De overgang voor bestaande zaken start vanaf 1 juli 2026.

Witte kassa prijs en kosten

Als je al een geschikt kassasysteem hebt, bedragen de registratielasten gemiddeld 380 euro. Investeer je in een volledig nieuw systeem, dan betaal je voor een digitale of online kassa (zonder software) tussen 1.000 en 5.000 euro. Daarnaast zijn er kosten voor kassasoftware (abonnement), de zwarte doos of fdm, servers en eventuele installatie. Wie geen verplicht gks gebruikt, riskeert een boete van 1.500 tot 5.000 euro.

Let op: bij gks 2.0 kunnen de prijzen veranderen, omdat de kassa’s een online verbinding en vernieuwde hardware nodig hebben. Volgens de overheid voorziet men een verhoogde investeringsaftrek van 20 % voor digitale investeringen van kmo’s, waaronder de nieuwe gks.

Overweeg je om een witte kassa aan te schaffen, maar wil je weten welke systemen binnen jouw budget passen? Lees dan onze pagina over goedkope kassa’s voor praktische tips en betaalbare horeca-oplossingen.

Voordelen van een witte kassa

Hoewel de verplichting voornamelijk is ingevoerd om btw‑fraude te bestrijden, heeft de wittekassa ook positieve gevolgen voor ondernemers:

Administratieve vereenvoudiging: elke verkoop wordt automatisch geregistreerd en verschijnt op de btw‑aangifte. Dit vermindert de administratieve lasten.
Aanwezigheidsregistratie: voor flexi‑jobbers en tijdelijk personeel is aanwezigheidsregistratie via de kassa eenvoudig.
RSZ‑korting: horecazaken krijgen een vermindering van 500 euro op de sociale bijdragen voor maximaal vijf vaste voltijdse werknemers, en 800 euro per werknemer onder 26 jaar.
Voordelige overuren: voltijdse werknemers mogen jaarlijks tot 360 overuren presteren zonder inhaalrust, waarop geen belastingen of sociale bijdragen worden geheven.

Stap‑voor‑stap voorbeeld: is een witte kassa verplicht voor jouw zaak?

Om te bepalen of je een wittekassa nodig hebt, kun je deze stappen volgen:

Bereken je jaarlijkse omzet uit maaltijden. Tel enkel de omzet uit maaltijden die ter plekke worden genuttigd. Laat dranken en voorverpakte producten buiten beschouwing.
Bekijk de drempel. Vergelijk dit bedrag met de wettelijke grens van 25.000 euro (exclusief btw).
Check je bedrijfsmodel. Is je zaak een restaurant, brasserie, foodtruck of handelaar met een cafetaria? Als klanten maaltijden ter plaatse consumeren en jij de ervaring aangenaam maakt, val je onder de gks‑verplichting.
Controleer uitzonderingen. Als je enkel dranken, afhaalmaaltijden of voorverpakte producten verkoopt of je bent een hotel dat maaltijden niet apart factureert, geldt de uitzondering.
Beslis over de investering. Heb je al een kassa? Reken dan op ±380 euro registratiekost. Voor een nieuwe digitale kassa kies je een systeem in jouw prijsklasse (1.000–5.000 euro) en vergeet de software, fdm en installatie niet.
Voorbereiden op gks 2.0. Start je onderneming na 1 januari 2026 of is je huidige kassa ouder dan 2017? Dan moet je overstappen naar gks 2.0 volgens de gefaseerde planning en hou je rekening met de tolerantieperiode tot 1 januari 2026.

Voorbeeldberekening

Stel, je hebt een brasserie die in 2024 een omzet van 30.000 euro (exclusief btw) haalde uit maaltijden die ter plaatse worden gegeten. Je serveert ook dranken voor 10.000 euro.

Stap 1: Dranken worden niet meegerekend, dus je relevante omzet is 30.000 euro.
Stap 2: 30.000 euro is hoger dan de drempel van 25.000 euro.
Stap 3: Je bent een horecazaak waar klanten eten ter plaatse; je valt onder de regeling.
Conclusie: Je moet een witte kassa registreren en je kunt rekenen op een registratielast van ongeveer 380 euro. Als je nog geen digitale kassa hebt, kies je er een in de prijsvork van 1.000–5.000 euro. De investering is zinvol, want je geniet later van administratieve eenvoud en rsz‑voordelen.

Besluit

De witte kassa blijft een belangrijk instrument in de strijd tegen fraude en zorgt tegelijk voor vereenvoudigde administratie. Voor horecazaken en andere ondernemers in West‑ en Oost‑Vlaanderen is het essentieel om de huidige en toekomstige regels te kennen. Sinds 2016 zijn ondernemingen met meer dan 25.000 euro omzet uit maaltijden verplicht om een gks te gebruiken. De regelgeving evolueert: gks 2.0 komt eraan en zal op termijn realtime data naar de fiscus sturen, al is de invoering uitgesteld tot 1 januari 2026 voor nieuwe zaken.

Wil je advies of een geschikte witte kassa kopen? Bij Norbert Piceu vind je gecertificeerde kassasystemen en deskundige ondersteuning. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende offerte en laat je begeleiden naar een vlot en compliant kassasysteem.

Contacteer ons >