Geregistreerd kassasysteem voor horeca
✔ Automatische aanwezigheidsregistratie
✔ Overzicht van prestaties en flexi-uren
✔ Maximaal profiteren van RSZ-voordelen
Een geregistreerd kassasysteem, kortweg gks, is een digitale kassa met een fiscale datamodule
en certificaat van de overheid. Elke transactie wordt digitaal opgeslagen en ondertekend
zodat de fiscus een betrouwbare audit heeft.
Dit systeem is verplicht voor horecazaken en traiteurs die maaltijden serveren en biedt
administratieve vereenvoudiging. In deze tekst lees je wat een geregistreerde kassa is,
wanneer ze verplicht is en welke voordelen ze biedt.
Te veel papierwerk en administratie in je horeca-zaak?
Met een geregistreerd kassasysteem automatiseer je niet alleen je bestellingen, maar ook je administratie.
Elke verkoop wordt correct geregistreerd en doorgegeven aan de fiscus, waardoor je minder tijd verliest en meer zekerheid hebt.
Voordelen
✔ Administratieve vereenvoudiging: elke verkoop verschijnt automatisch in de btw-aangifte
✔ Aanwezigheidsregistratie: flexi-jobbers en tijdelijke medewerkers eenvoudig registreren
✔ RSZ-korting: tot €500 per vaste werknemer of €800 voor werknemers < 26 jaar
✔ Voordelige overuren: tot 360 belastingvrije uren per jaar
Werknemers registreren en belonen wordt steeds complexer?
Via de kassa registreer je eenvoudig wie aan het werk is en hoeveel uren er gepresteerd zijn.
Zo speel je meteen in op RSZ-kortingen en voordelige overuren, zonder extra papierwerk of software.
Voordelen
✔ Automatische aanwezigheidsregistratie
✔ Overzicht van prestaties en flexi-uren
✔ Maximaal profiteren van RSZ-voordelen
✔ Minder fouten, meer tijd voor klanten
Wat is een geregistreerd kassasysteem?
Een gks kassa bestaat uit software, hardware en een zwarte doos (fdm). Bij elke verkoop stuurt de kassa een digitaal ticket naar de overheidsdienst. Daardoor is het moeilijker om btw‑fraude te plegen en wordt de administratie eenvoudiger. Het systeem is bedoeld voor ondernemingen die maaltijden laten consumeren op de plaats van verkoop.
Combineer het met een modern touchscreen kassasysteem en werk niet alleen conform de regelgeving, maar ook sneller en efficiënter achter de bar of in de zaal.
Wil je weten hoe je een geregistreerd kassasysteem kunt combineren met een beperkt budget? Lees dan verder op onze pagina over goedkope kassa kopen en ontdek betaalbare opties die voldoen aan alle wettelijke vereisten.
Kenmerken van een gks kassa
-
Digitale registratie van elke verkoop
-
Automatische btw‑rapportering
-
Fiscale datamodule met overheidscertificaat
Geregistreerde kassa horeca: wanneer verplicht?
Sinds 1 juli 2016 is een geregistreerde kassa verplicht voor elke Belgische onderneming die jaarlijks meer dan 25 000 euro (exclusief btw) uit ter plaatse geconsumeerde maaltijden haalt. Dranken worden niet meegerekend. Heb je een restaurant, brasserie, foodtruck of traiteur? Als je klanten maaltijden op locatie consumeren en je omzet uit deze maaltijden overschrijdt de drempel van 25 000 euro, dan moet je een gks installeren.
Uitzonderingen
-
Cafés of foodtrucks die enkel dranken serveren
-
Voorverpakte maaltijden die niet ter plaatse worden opgewarmd
-
Hotels waarbij de maaltijd inbegrepen is in de kamerprijs
Advies nodig?
+32 50 27 89 63
info@norbertpiceu.be
Geregistreerde kassa traiteur en frituur
Ook traiteurs die regelmatig cateringdiensten verrichten en frituren die ter plaatse maaltijden laten consumeren moeten een gks kassa gebruiken zodra hun omzet uit maaltijden boven de drempel uitkomt. Mobiele foodtrucks die ter plaatse koken en serveren vallen onder dezelfde regeling.
Alleen als je enkel afhaalmaaltijden verkoopt of minder dan 25 000 euro omzet uit ter plaatse geconsumeerde maaltijden hebt, ben je vrijgesteld.
Geregistreerd kassasysteem horeca: prijs en kosten
De overheid vraagt een registratielast van ongeveer 380 euro voor het activeren van je gks. Investeer je in een volledig nieuw kassasysteem, dan kost een digitale of online kassa zonder software tussen 1 000 en 5 000 euro. Daarnaast betaal je voor kassasoftware (abonnement), de fdm, servers en installatie. Wie geen verplicht gks gebruikt, riskeert een boete van 1 500 tot 5 000 euro.
Voordelen van een gks kassa
Hoewel de verplichting bedoeld is om btw‑fraude te bestrijden, biedt een geregistreerde kassa horeca ook positieve effecten:
-
Administratieve vereenvoudiging: elke verkoop wordt automatisch geregistreerd en verschijnt in de btw‑aangifte.
-
Aanwezigheidsregistratie: flexi‑jobbers en tijdelijke medewerkers kunnen eenvoudig geregistreerd worden via de kassa.
-
RSZ‑korting: horecazaken krijgen een vermindering van 500 euro op de sociale bijdragen voor maximaal vijf vaste voltijdse werknemers en 800 euro voor werknemers onder 26 jaar.
-
Voordelige overuren: werknemers mogen jaarlijks tot 360 overuren presteren zonder inhaalrust, waarop geen belastingen of sociale bijdragen worden geheven.
Stap‑voor‑stap: heb je een geregistreerde kassa nodig?
-
Bereken je omzet uit maaltijden: tel alleen de omzet uit ter plaatse genuttigde maaltijden, dranken en voorverpakte producten reken je niet mee.
-
Vergelijk met de drempel: ligt dit bedrag boven 25 000 euro exclusief btw?
-
Bekijk je bedrijfsmodel: ben je een restaurant, brasserie, foodtruck, frituur of traiteur waar klanten maaltijden ter plaatse consumeren?
-
Controleer uitzonderingen: serveer je alleen dranken, afhaalmaaltijden of inbegrepen hotelmaaltijden? Dan geldt de uitzondering.
-
Beslis over de investering: heb je al een kassa? Reken dan op een registratielast van ± 380 euro. Voor een nieuwe kassa kies je een systeem in de prijsvork van 1 000–5 000 euro en vergeet software, fdm en installatie niet.
Besluit
Een geregistreerd kassasysteem is een belangrijk instrument voor eerlijke en efficiënte bedrijfsvoering in de horeca, traiteur en frituur. De verplichting treft ondernemingen die maaltijden ter plaatse laten consumeren en meer dan 25 000 euro omzet uit deze maaltijden halen.
Ondanks de investering biedt een gks kassa administratieve vereenvoudiging, aanwezigheidstracking en financiële voordelen. Wil je advies of een geregistreerde kassa kopen? Neem contact op met ons voor een vrijblijvende offerte en begeleiding.
